Generelle betingelser

1. Anvendelse og aftalegrundlag

Disse betingelser gælder for virksomheder, foreninger, organisationer og offentlige institutioner, der booker et møde eller erhvervsarrangement hos Hindemae Gods. Den konkrete ordrebekræftelse beskriver dato, tidsrum, lokaler, deltagerantal, ydelser og pris. Ved modstrid går ordrebekræftelsen forud for disse betingelser.

Aftalen bliver bindende, når Kunden har accepteret ordrebekræftelsen skriftligt eller elektronisk. Et tilbud eller en foreløbig datoblokering gælder kun til den frist, der står i tilbuddet. Ændringer er kun bindende, når de er bekræftet skriftligt af begge parter.

2. Priser og aftalt omfang

Det fremgår af tilbuddet, om priser er angivet inklusive eller eksklusive moms. Der afregnes for de bekræftede ydelser og mindst for eventuelt aftalt minimumsantal eller minimumsbeløb. Skriftligt godkendte tilvalg, ændringer, ekstra forbrug og eksterne ydelser tillægges.

Pakkeindhold, eksklusivitet, lokaleopsætning, teknik, overnatning og øvrige ydelser omfatter kun det, der står i ordrebekræftelsen.

3. Deltagerantal og praktiske oplysninger

Senest 14 dage før arrangementet skal Kunden skriftligt sende det forventede deltagerantal, program, lokaleopsætning, allergier, særlige kostbehov og, hvor relevant, værelsesfordeling.

Deltagerantallet kan én gang reduceres med op til 10 % af det senest skriftligt bekræftede antal (afrundet op til nærmeste hele deltager) uden beregning, hvis Hindemae Gods modtager reduktionen senest 48 timer før arrangementets start. Et aftalt minimumsantal gælder fortsat. Reduktion ud over de 10 % behandles som delvis afbestilling efter punkt 5. Efter 48-timersfristen faktureres det senest bekræftede antal; udeblivelse, sen ankomst og tidlig afrejse giver ikke prisnedslag.

Forhøjelser og andre ændringer kræver Hindemae Gods' skriftlige godkendelse og afhænger af kapacitet og leverandørmuligheder.

4. Fakturering og betaling

Arrangementet faktureres samlet efter afholdelse. Der opkræves som standard ikke reservationsgebyr, depositum eller forudbetaling. Fakturaen forfalder 14 dage fra fakturadato, medmindre en anden frist er aftalt skriftligt.

Ved forsinket betaling kan Hindemae Gods beregne renter, rykkergebyr og inddrivelsesomkostninger efter rentelovens til enhver tid gældende regler.

5. Afbestilling og reduktion

Fuld eller delvis afbestilling skal ske skriftligt. Betalingen beregnes af den del af den senest skriftligt bekræftede bestilling, som afbestilles:

Ved fuld afbestilling kan den vederlagsfri 10 %-reduktion i punkt 3 ikke samtidig anvendes. Afbestillingsprocenten beregnes af Hindemae Gods' egne ydelser og annullerbare eksterne ydelser. Ikke-annullerbare eksterne ydelser, som er bestilt efter Kundens godkendelse, betales fuldt ud og indgår ikke samtidig i procentberegningen. Hindemae Gods søger rimeligt at begrænse tabet, og en dokumenteret nettoindtægt ved genbooking af de samme ydelser modregnes i afbestillingsbetalingen.

6. Flytning af arrangement

Flytning til en ny dato kræver en skriftlig aftale og afhænger af ledighed. Hvis Hindemae Gods ikke accepterer flytningen, behandles den oprindelige booking som afbestilt efter punkt 5, og den nye dato bookes særskilt. En accepteret flytning kan medføre prisændringer og dokumenterede omkostninger.

7. Lokaler, eksklusivitet og overnatning

Eksklusivitet omfatter kun hovedbygningen (»Godset«) og de områder, der udtrykkeligt er angivet i ordrebekræftelsen. Andre bygninger og arealer kan benyttes eller udlejes til andre. Hindemae Gods bevarer adgang, når det er nødvendigt af hensyn til drift, service, teknik eller sikkerhed.

Hovedbygningen har 14 værelser med delte bade- og toiletfaciliteter. Ved behov for flere end 14 enkeltværelser kan deltagere placeres i andre bygninger på ejendommen, hvis det fremgår af tilbuddet. Eget bad, enkeltværelse eller placering i en bestemt bygning er kun garanteret ved skriftlig bekræftelse. Check-in og check-out følger ordrebekræftelsen; hvor intet andet er aftalt, er værelser tilgængelige fra kl. 15.00 og skal forlades senest kl. 11.00.

8. Mad, drikke og allergier

Mad og drikke leveres af Hindemae Gods eller en skriftligt godkendt leverandør. Egen mad og drikke må kun medbringes efter skriftlig aftale og kan udløse serverings- eller korkgebyr.

Kunden skal oplyse kendte allergier og særlige kostbehov rettidigt. Hindemae Gods tager rimelige forholdsregler, men kan ikke garantere et fuldstændigt allergenfrit køkkenmiljø. For mad og drikke leveret af Kundens eksterne leverandør hæfter leverandøren og Kunden.

9. Eksterne leverandører, udstyr og husorden

Eksterne leverandører, særligt udstyr, dekorationer og installationer skal godkendes skriftligt på forhånd. Leverandørerne skal følge Hindemae Gods' anvisninger om adgang, sikkerhed, opsætning, nedtagning og oprydning. Kunden er ansvarlig for sine leverandørers adfærd og skader.

Rygning og vaping er ikke tilladt indendørs. Kæledyr må kun medbringes efter skriftlig aftale.

Levende lys må kun anvendes i godkendte holdere. Åben ild og fyrværkeri er ikke tilladt. Kold pyroteknik kræver en professionel, forsikret operatør og skriftlig godkendelse.

Musik, aktiviteter og brug af udearealer skal følge ordrebekræftelsen, myndighedskrav og personalets anvisninger.

Hindemae Gods kan standse en aktivitet eller bortvise en person, når det er nødvendigt for sikkerhed, lovlig drift eller beskyttelse af personer og ejendom.

10. Skader, ekstra rengøring og ejendele

Kunden hæfter efter dansk rets almindelige regler for skader, som Kunden, deltagere eller leverandører forvolder forsætligt eller uagtsomt, samt for manglende genstande og rengøring ud over normal slutrengøring. Hindemae Gods dokumenterer og fakturerer rimelige omkostninger til reparation, genanskaffelse og ekstra rengøring.

Hindemae Gods er ikke ansvarlig for bortkomst eller beskadigelse af deltagernes ejendele, medmindre tabet skyldes Hindemae Gods' ansvarspådragende handling eller undladelse.

11. Ændringer, aflysning og force majeure

Bliver en mindre ændring nødvendig, informerer Hindemae Gods Kunden hurtigst muligt og tilstræber en løsning med tilsvarende funktion og kvalitet. Væsentlige ændringer aftales skriftligt.

Hvis arrangementet ikke kan gennemføres på grund af brand, alvorlig skade på ejendommen, myndighedspåbud, arbejdskonflikt eller en anden ekstraordinær begivenhed uden for den berørte parts rimelige kontrol, suspenderes de berørte forpligtelser. Parterne søger først en ny dato eller en anden rimelig løsning. Kan arrangementet ikke leveres, faktureres ydelser, der ikke er leveret, ikke, og eventuelle betalinger herfor tilbagebetales.

Forhold på Kundens side, herunder deltagernes sygdom, transportproblemer eller ændrede planer, er ikke force majeure, når Hindemae Gods fortsat kan levere arrangementet.

12. Ansvarsbegrænsning

Parterne er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler. Hindemae Gods hæfter ikke for indirekte tab, driftstab, avancetab eller tab af data. Hindemae Gods' samlede ansvar er begrænset til den samlede pris for arrangementet. Begrænsningerne gælder ikke ved forsæt, grov uagtsomhed, personskade eller i det omfang ansvar ikke lovligt kan begrænses.

Hindemae Gods er ikke part i Kundens aftaler med eksterne leverandører og hæfter ikke for deres forsinkelser, fejl eller mangler.

13. Reklamation, lovvalg og værneting

Mangler skal meddeles hurtigst muligt og, når det er praktisk muligt, mens arrangementet pågår, så Hindemae Gods får mulighed for at afhjælpe. En efterfølgende reklamation bør sendes skriftligt til [email protected] senest 10 arbejdsdage efter arrangementet.

Aftalen er underlagt dansk ret. Uenighed søges først løst ved forhandling. Kan parterne ikke finde en løsning, afgøres tvisten ved de almindelige domstole med Hindemae Gods' hjemting som aftalt værneting.

Ved skriftlig eller elektronisk accept bekræfter Kunden, at tilbuddet, ordrebekræftelsen og disse generelle betingelser er læst og accepteret.